Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Ihre personenbezogenen Daten als Kunde, Lieferant,
Mitarbeiter oder Partner der Tauchsportgemeinschaft Hagen e.V. (in folgenden TSG Hagen genannt)
verarbeitet werden. Sie erklärt, wie die TSG Hagen Ihre personenbezogenen Daten nutzt, welche
Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergriffen werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre
personenbezogenen Daten haben.
Einführung
Der Schutz personenbezogener Daten ist der TSG Hagen ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet die TSG Hagen Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.
Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die TSG Hagen verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um mit Ihnen zu
kommunizieren, geschäftliche oder mitgliedsrelevante Vorgänge vorzubereiten oder abzuwickeln oder Sie auf Ihren Wunsch über Neuerungen zu informieren. In diesem Zusammenhang fällt eine Vielzahl von Verarbeitungstätigkeiten an die nachfolgend aufgeführt werden:
- Verwaltung und Speicherung der Mitgliederdaten im Mitgliederverwaltungsprogramm Clubwin-Cloud und in einer zentralen Datenbank die von der VDST Tauchsport Service GmbH über eine Cloud-Lösung im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereitgestellt wird.
- Speicherung und Pflege der Mitgliederdaten
- Speicherung der personenbezogenen Daten auf vereinseigenen Speichermedien (auch CloudLösungen möglich dessen Server nicht in Deutschland stehen)
- Dokumentation der Brevetierungen
- Übermittlung der Mitgliederdaten an einen Verlag zum Versand der Verbandszeitschrift im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
- Übermittlung der Daten zur Erbringung von Versicherungsleistungen über die VDST Tauchsport Service GmbH.
- Unfall-, Haftpflicht- und Rechtschutzversicherung
- Auslandsreisekrankenversicherung in Verbindung mit einer medizinischen Taucherarzt-Hotline
- Sowohl Versicherungen als auch Taucherarzt-Hotline unterliegen der Verschwiegenheitspflicht gemäß § 203 StGB
Für die vorgenannten Zwecke verarbeitet die TSG Hagen personenbezogene Daten, die Sie selbst im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft zur Verfügung gestellt haben. Es handelt sich hierbei um folgende Datenkategorien:
- Einzug von Beiträgen per SEPA-Mandat
- Einzug für Sonderleistungen
- Versand von Rechnungen (Beiträge, Sonderleistungen)
- Versand der Vereinszeitschrift (durch einen Dienstleister)
- Versand eines Newsletters (Einwilligung)
- Betrieb einer Vereins-Webseite mit Kontaktformular
- Versand von Mitgliederlisten an Vorstände (verschlüsselt) / Versand von Mitgliederlisten an Funktionäre (verschlüsselt)
- Meldungen von Leistungssportlern an die CMAS oder andere Dachverbände
- Meldung der Mitglieder Daten an den VDST und an die Landesverbände
- Versand an Einladungen zur Jahreshauptversammlung u. ä. Vereinsveranstaltungen
- Meldungen an den Stadtsportbund und das zuständige Sportamt
Für die vorgenannten Zwecke verarbeitet die TSG Hagen personenbezogene Daten, die Sie selbst zur Verfügung gestellt haben oder die im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft bei uns anfallen. Es handelt sich hierbei um folgende Datenkategorien:
- Mitgliedsnummer
- Personendaten
- Adressdaten
- Nationalität
- Kommunikationsdaten
- E-Mail Adresse
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Mitgliedsstatus
- Eintrittsdatum
- Bankverbindung
Die TSG Hagen verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der nachfolgend aufgeführten Vorschriften:
- zum Zwecke der Durchführung von Geschäftsprozessen (Artikel 6 (1) (b) DSGVO),
- zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Artikel 6 (1) (c) DSGVO), oder
- zur Wahrung berechtigter Interessen von TSG Hagen unter Abwägung der schützenswerten Interessen der Betroffenen (Artikel 6 (1) (f) DSGVO).
- haben Sie im Einzelfall ausdrücklich Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogene Daten erteilt, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Artikel 6 (1) (a) DSGVO).
- Die TSG Hagen verwaltet die Mitgliederdaten gemeinsam mit dem VDST gem. Art. 26 DSGVO.
Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten
Die TSG Hagen übermittelt Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der satzungs- bzw. geschäfts- ordnungsrelevanten Aufgaben gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) – c) und f) DSGVO an Dritte und bei internen Verfahren an Dienstleister, die Ihre Daten nur in unserem Auftrag und unseren Weisungen verarbeiten dürfen (Art. 28 DSGVO). Diese Partner wurden von uns auf die Einhaltung des Datenschutzes hin überprüft und per Vertrag verpflichtet.
Speicherfristen
Soweit bei der Erhebung keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, wenn diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes der Speicherung erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. handels-, steuer- oder rentenrechtliche Aufbewahrungspflichten) eine längere Speicherung erforderlich machen.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, Vereinszeitungen und in Internetauftritten, in sozialen Medien (Facebook, Twitter, WhatsApp etc.) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Jubilare, Ergebnisse bei Wettkämpfen, Alter oder Geburtsjahrgang u. ä.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins können die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Beisitzenden und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden.
Widerruflichkeit erteilter Einwilligungserklärungen
In den Fällen, in denen Sie der TSG Hagen eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Das bedeutet, dass die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung auf Basis der Einwilligung rechtmäßig erfolgte.
Ihre Rechte
Wenn Sie Mitglied der TSG Hagen sind oder bei der TSG Hagen beschäftigt sind, haben Sie gegebenenfalls das Recht von TSG Hagen:
- Auskunft über von Ihnen verarbeiteten personenbezogene Daten zu erhalten,
- die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen,
- die Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
- die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen,
- die Übertragung der Daten zu verlangen oder
- der Datenverarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen. Dann werden diese Daten nicht in den Bestand der weiterzuleitenden Daten aufgenommen. Es besteht jedoch kein Versicherungsschutz. Eine Reduzierung des Mitgliedsbeitrages ist nicht möglich.
Der Vorstand der TSG Hagen informiert Sie gerne im Detail über die Ihnen zustehenden Rechte. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt über info@tsg-hagen.de auf.
Der Vorstand des TSG Hagen als verantwortlichen für den Datenschutz
Der TSG Hagen Vorstand unterstützt bei allen Fragen rund um das Thema Datenschutz.
Neben den oben genannten Kontaktmöglichkeiten bei TSG Hagen haben Sie aber auch jederzeit die Möglichkeit die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu kontaktieren.
Die für NRW zuständige Aufsichtsbehörde können Sie erreichen unter:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Verantwortlich für die Verarbeitung
Tauchsportgemeinschaft Hagen e.V.
Postfach 7441
58125 Hagen